Cómo planificar una reunión eficaz en 7 pasos

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Cómo planificar una reunión eficaz en 7 pasos

Cómo planificar una reunión eficaz en 7 pasos

La reuniones son más importantes de lo que parece. Son una gran oportunidad para reunir a tu equipo para debatir, intercambiar información y opiniones, sacar ideas, tomar decisiones y planificar todo. De hecho, se ha descubierto que hasta un 35% de nuestro horario laboral lo pasamos en reuniones. Este porcentaje va aumentando según vamos escalando puestos en la empresa. Lo ideal sería que las reuniones terminasen con una conclusión y llevasen a un entendimiento entre todos, pero muchas veces no es así.

Por desgracia, las reuniones suelen ser largas, no dan resultados y acaban siendo una pérdida de tiempo. Esto puede ocurrir por varias razones, pero normalmente se debe a una mala planificación y a la falta de un objetivo claro. Para evitarlo y garantizar que la reunión sea productiva, lo mejor es planificar paso a paso la reunión. Siguiendo estos siete pasos, podrás planificar una reunión eficaz, productiva y con objetivos claros.

Paso 1. Determina cuál es el objetivo de la reunión

Antes de organizar la reunión, pregúntate cuál es el objetivo de la misma. Una vez hayas decidido por qué crees que la reunión es necesaria, podrás determinar quién tiene que estar presente y comunicárselo.

Puede ser frustrante que te citen a una reunión y no sepas cuál es su finalidad. Por eso, siempre es bueno que te asegures de que todo el mundo entiende cuál es el objetivo de la reunión. Resume los temas y objetivos de la reunión para que los asistentes sepan qué esperar y puedan prepararse con tiempo.

¿Es necesaria la reunión o puedes comunicarlo por correo electrónico?

Todos hemos asistido alguna vez a una larga reunión innecesaria. Quizá deberías plantearte si realmente es necesaria una reunión o si el tema puede resolverse rápidamente por correo electrónico. Las reuniones son idóneas para los debates urgentes y la toma de decisiones. Si la información puede comunicarse por correo electrónico, entonces es mejor no ocupar el tiempo de la gente con una reunión innecesaria.

Paso 2. Prepara el orden del día con antelación

Es importante elaborar un orden del día claro de lo que se va a tratar en la reunión y enviarlo a todos los asistentes con al menos 24 horas de antelación. Sin un orden del día claro, las reuniones pueden salirse del tema, no abordar las cuestiones más importantes y durar mucho más de lo previsto.

El orden del día debe tratar todos los puntos importantes por orden de importancia. Incluye una breve descripción de cada uno de los puntos para que todos los asistentes entiendan su importancia. Establece un planning con las franjas horarias asignadas a cada tema para que todos sepan cuánto durará cada uno y qué se debatirá a continuación.

¡Se flexible!

Aunque es aconsejable seguir un orden del día estructurado, a veces tendrás que ajustarlo a mitad de la reunión. Quizá un debate se prolongue más de lo previsto o surjan asuntos más urgentes. Prepárate para hacer algunos cambios en el orden de la reunión o posponer algunos de los puntos no tan urgentes para otro momento. Puede ser una buena idea reservar algo de tiempo en el programa de la reunión, para contar con un poco más de tiempo si surgen imprevistos.

Define los objetivos esperados

Para cada uno de los puntos del orden del día, indica cuál es el objetivo que se espera. ¿Quieres tomar una decisión final, trazar un plan de acción o aportar nuevas ideas? Si especificas cuál es el objetivo final, todos comprenderán cuál es el propósito de la reunión y qué se espera de ellos. Esto puede contribuir a que la reunión sea productiva y a que se obtengan los resultados deseados.

Paso 3. Prepara todos los materiales con antelación

Tómate un tiempo para preparar el material que puedas necesitar para la reunión. Si acudes a una reunión sin estar preparado, lo más probable es que se produzcan retrasos y cierta frustración, ya que es posible que necesites algo más de tiempo antes de empezar la reunión. Sin embargo, si tienes todo el material preparado y listo, podrás empezar la reunión sin dificultades.

Cuando prepares tu reunión, tendrás que tener en cuenta algunas cosas. A continuación te indicamos tres cosas a tener en cuenta:

Si necesitas apoyo visual para justificar alguno de tus puntos, tendrás que asegurarte de que la sala de reuniones está preparada para mostrar las diapositivas de la presentación. Si la sala de reuniones no lo permite, es posible que tengas que imprimir y repartir copias físicas de la información.
Si estás haciendo una lluvia de ideas o quieres visualizar algo, puede que necesites una pizarra. En caso de que no haya pizarra en la sala, puedes sustituirla por un rotafolio.
¿Vas a tomar notas durante la reunión? Si es así, no olvides traer tu portátil o tablet. Además, siempre es buena idea llevar cuadernos y bolígrafos de repuesto, por si alguien se ha olvidado de los suyos.

Si crees que vas a necesitar algunas de estas cosas para tu reunión, lo mejor es tenerlas preparadas con antelación. La reunión se desarrollará sin problemas si preparas todo lo necesario.

Anima a todos los participantes a que también vengan preparados

Es importante pedir a todos los asistentes a la reunión que vengan preparados. Lo primero que deben hacer es volver a leer el orden del día, pensar en las preguntas que pueden tener que hacer y aportar alguna documentación útil si la hay. Si todos los asistentes están bien preparados y listos para la reunión, todo irá sobre ruedas y se perderá poco tiempo.

Paso 4. Gestiona el tiempo

La administración del tiempo en una reunión es muy importante. A menudo, las reuniones pueden empezar tarde, alargarse demasiado o perder demasiado tiempo en temas secundarios que no son tan importantes. Esto puede frustrar a todos los asistentes y reducir la productividad, ya que tienen la sensación de que se les está haciendo perder el tiempo.

Empieza la reunión a la hora prevista. Si algunos participantes llegan tarde, sabrán para la próxima vez que deben ser puntuales porque no se les va a esperar. Intenta ceñirte lo máximo posible a los tiempos establecidos en el orden del día. Si algunos debates se prolongan más de lo previsto, tal vez necesites otra reunión para tratar esos temas con más detalle. No pierdas de vista el tiempo durante toda la reunión y procura terminar a tiempo, en lugar de alargarse indefinidamente.

Pide a un asistente que vaya cronometrando

Si estás presidiendo la reunión, es posible que no puedas estar pendiente también del reloj. Pide a uno de los asistentes que se encargue de controlar el tiempo. Esta persona debe controlar el tiempo, vigilando las franjas horarias previstas en el orden del día y avisando cuándo queda poco tiempo. La gestión del tiempo en una reunión demuestra respeto por los demás y por su tiempo, pero también ayuda a mantener el interés y la motivación de todos. Si no puedes tratar algunos de los puntos menos importantes del orden del día, puedes programar otra reunión para más adelante.

Paso 5. Céntrate y no te salgas del tema en medida de los posible

Hay muchas razones por las que las reuniones se pueden desviar del tema. Por ejemplo, alguien consulta su correo electrónico, otro saca un tema personal que no viene al caso, la gente empieza a hablar entre sí... El tema de la reunión cambia por completo y el orden del día pasa a un segundo plano. Como presidente de la reunión, es tu responsabilidad asegurarte de que esto no ocurra y, si ocurre, solucionarlo cuanto antes. Si crees que la reunión se está desviando del tema, no dudes en volver a insistir en los puntos del orden del día. Cíñete al orden del día todo lo posible a lo largo de la reunión y recuerda a los participantes el propósito de la misma, si es necesario.

Aborda las ideas fuera de tema

Si durante la reunión a alguien se le ocurre una idea que no viene al caso, agradézcala y toma nota de ella. No hay que interrumpir por completo la reunión, pero se puede tener la oportunidad de abordar las ideas al final de la reunión o más adelante. Mantener a todo un equipo concentrado e implicado durante toda la reunión puede ser todo un reto, pero si quieres que la reunión sea eficaz y dé resultados, es imprescindible.

Paso 6. Resume y decide los planes de acción

Las reuniones que terminan sin decisiones claras ni planes de acción se traducen a menudo en inactividad y en reuniones adicionales para tratar de resolver los mismos problemas. Después de cada punto del orden del día, debes resumir brevemente los puntos clave y aclarar cualquier decisión que se haya tomado. De esta forma te aseguras de que todo el mundo está de acuerdo y evitas cualquier malentendido. Esto debería suponer un gran avance y evitar repeticiones en futuras reuniones.

En este punto, debes asignar planes de acción a cada persona. De este modo, se evita que las tareas se dupliquen o se pasen por alto, ya que una persona es responsable de ellas. Si es posible, establece una fecha límite para las tareas asignadas, ya que esto creará una sensación de prioridad y garantizará que la tarea se complete en un plazo razonable. Anima a los asistentes a tomar nota en la agenda de todos los puntos importantes y las medidas que les conciernen. De este modo, tendrán constancia de cuándo deben realizar una tarea para que no se olviden de ella.

No te olvides de escribir el acta de la reunión

Antes de empezar la reunión, asigna a uno de los asistentes la tarea de redactar un acta detallada de la reunión. Estas actas deben recoger todos los puntos clave, las decisiones, los elementos procesables y toda la información importante debatida entre los participantes. A continuación, se debe enviar a todos los asistentes tan pronto como termine la reunión.

Si resumimos, asignamos planes de acción y distribuimos las actas de la reunión, es casi seguro que las decisiones se conviertan en resultados tangibles. Verás cómo tus objetivos progresan en un abrir y cerrar de ojos.

Paso 7. Haz un seguimiento

El seguimiento después de una reunión garantiza la ejecución de todos los objetivos y ayuda a mantener la motivación. De hecho, si no se realiza un seguimiento, es posible que las tareas no se lleven a cabo, que no se respeten los plazos y que el equipo pierda la motivación. Un seguimiento eficaz permite mantener a todos centrados y hacer el trabajo. Además, permite a los miembros del equipo comunicar cualquier imprevisto, retraso o pregunta adicional.

Pide un feedback

El seguimiento debe brindar a todos los participantes la oportunidad de hacer algunas observaciones sobre la reunión. ¿Qué funcionó bien y qué no? De lo contrario, se pueden perder algunas ideas valiosas y pasar por alto posibles mejoras para futuras reuniones. Los comentarios te permitirán reflexionar y mejorar aspectos como la estructura del orden del día, la distribución del tiempo o incluso las técnicas.

¿Debe ser una reunión periódica?

Para decidir si una reunión debe ser periódica, hay que tener en cuenta si el objetivo final es un proyecto o una iniciativa en curso. Las reuniones semanales o mensuales pueden ser adecuadas si quieres hacer un seguimiento de los objetivos, ajustar los planes cuando sea necesario o incluso compartir actualizaciones. También puede ser necesario reunirse cuando se haya alcanzado el objetivo general y sea necesario compartir y evaluar los resultados.

CONSEJO
No hay que malgastar tiempo y esfuerzo en una reunión sin hacer un seguimiento posterior. Ya sea en persona, por correo electrónico o en una reunión adicional, el seguimiento mejorará la eficacia de la reunión y los resultados finales.

Con todos estos pasos, serás capaz de planificar y llevar a cabo una reunión eficaz con resultados reales. Si la reunión tiene un propósito y es atractiva, notarás que las personas son mucho más productivas a la hora de completar las tareas asignadas en la reunión. Intenta que la experiencia de la reunión sea agradable para todos. Notarás incluso una diferencia en la motivación y alcanzarás tus objetivos principales en poco tiempo.

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¿Cómo preparar una reunión?

Si te encargas de presidir la reunión, lo primero que debes hacer es decidir cuál es el objetivo de la reunión, fijar la hora, la fecha y el lugar, elaborar un orden del día y preparar el material que puedas necesitar, como documentos impresos y un ordenador portátil. Si solo vas a asistir a la reunión, deberás leer el orden del día y anotar las ideas y preguntas que tengas.

¿Por qué es importante controlar el tiempo en una reunión?

Es importante controlar el tiempo en una reunión para asegurarse de que no se alarga más de lo previsto, lo que puede frustrar a algunos participantes y reducir la productividad. Una buena idea es nombrar a una persona que controle el tiempo, se asegure de que se cumple lo previsto en el orden del día y avise al presidente de la reunión de cuándo debe pasar al siguiente tema o si se está acabando el tiempo.

¿Es importante que alguien escriba el acta de la reunión?

Sí, en toda reunión es fundamental nombrar a una persona para redactar el acta. Es importante tener un registro detallado de todo lo que se debatió en la reunión, las decisiones, las ideas y las tareas que se hablaron. Así, todo el mundo podrá consultar las actas para aclarar cualquier malentendido u olvidos.

¿Qué material debo llevar a una reunión?

Si tienes información o documentación que quieras compartir con los demás participantes en la reunión, lo mejor es que lo lleves impreso. Por lo demás, el único material que necesitas para una reunión es un cuaderno, bolígrafos y, tal vez, algún subrayador. ¡Encuéntralo todo con nuestro material de oficina de marca 123tinta!

¿Tienes alguna duda sobre la planificación de una reunión? Consulta nuestra página de preguntas y respuestas en la que respondemos a las preguntas más frecuentes. Por supuesto, si te queda alguna duda, nuestro servicio de atención al cliente también estará encantado de ayudarte.

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